Tietosuojaseloste

SopuSointu Hyvinvointipalveluiden asiakas- ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste

1 Rekisterinpitäjä

Sankama Oy (y-tunnus 1747023-6) Kauppakatu 31 A 9, 87100 Kajaani

2 Yhteyshenkilö rekistereitä koskevissa asioissa

Sari Marita Ikäheimo
info@sopusointu.fi
Puh. 044 747 6611

SopuSointu Hyvinvointipalvelut on tullut tietosuojaselvityksessään siihen tulokseen, että sen ei tarvitse nimetä erillistä tietosuojavastaavaa.

3 Rekisterin nimi

Sankama Oy:n / SopuSointu Hyvinvointipalvelut asiakas- ja markkinointirekisteri

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on Sankama Oy:n/SopuSointu Hyvinvointipalvelujen ja rekisteröidyn henkilön välinen asiakassuhde, henkilön tai hänen huoltajansa suostumus tai muun asiallisen yhteyden tuoma oikeutettu etu.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on asiakassuhteen hoitaminen ja asiakaspalvelu, tuotteisiin ja palveluihin sekä niiden kehittämiseen liittyvä viestintä sekä tuotteiden ja palveluiden myynti ja markkinointi. Tietoja voidaan käyttää Facebookissa ja muussa sosiaalisessa mediassa toteutettavan markkinoinnin kohdentamiseen.

5 Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidystä voidaan tallentaa muun muassa seuraavia tietoja:

* nimi, koulutus, organisaatio, asema, tehtävänimike, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja muut tarpeelliset yhteystiedot;
* henkilötunnus, kuitenkin vain silloin kun se on esimerkiksi laskutuksen kannalta välttämätöntä asiakkaan yksilöimiseksi;
* asiakasnumero, kieli, verkkosivuston osoite, verkkoyhteyden IP-osoite, tunnukset tai profiilit sosiaalisen median palveluissa;
* tiedot tilatuista tuotteista tai palveluista, laskutustiedot sekä muut asiakassuhteeseen, laskutukseen, myyntiin, markkinointiin tai tilattuihin tuotteisiin tai palveluihin liittyvät tiedot tai muistiinpanot;
* myynti- ja markkinointiyhteydenpidossa kertyneet tiedot ja muistiinpanot;
* tiedon käsittelyyn liittyvät tiedot kuten tallennuspäivämäärä ja tietolähde.

Lisäksi rekisteröidystä voidaan tallentaa tuotteiden tai palveluiden toteuttamista varten tarpeellisia muistiinpanoja.

6 Henkilötietojen säilytysaika

Yritys säilyttää henkilötietoja asiakas- ja markkinointirekisterissä kunnes rekisteröidyn ja yrityksen välisen suhteen voidaan katsoa päättyneen. Suhteen katsotaan päätyneen viimeistään, kun on kulunut 10 vuotta viimeisimmästä myynti, markkinointi, tilaus- tai palvelukontaktista rekisteröityyn tai rekisteröidyn yhteydenotosta.

Osaa tiedoista voidaan yrityksen käytäntöjen mukaan säilyttää pääsääntöä lyhyemmän aikaa. Osaa tiedoista voidaan joutua lainsäädännöstä johtuvista syistä säilyttämään tätä kauemmin.

7 Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta muun muassa www-lomakkeilla, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Lisäksi tietoja tallennetaan rekisteröidyn asiakkuuteen, tuotteiden ja palveluiden käyttöön, viestintään ja asiointiin liittyvistä tapahtumista. Tietojen lähteenä voi olla myös tunnistamis-, varmennus-, osoite-, päivitys-, luottotieto-, markkinointi- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoava osapuoli.

8 Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta yrityksen ulkopuolelle muuten kuin sopimuksen, asiakkaan antaman erillisen suostumuksen tai nimenomaisten säädösten perusteella.

Tietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolella tietoja käsittelevien palveluntarjoajien järjestelmiin vain, jos Euroopan komissio on hyväksynyt kyseisen maan tietosuojan tason riittäväksi, tietoja vastaanottava yritys täyttää EU-U.S. Privacy Shield -vaatimukset tai siirto on muiden asianmukaisten suojatoimien perusteella sallittu.

9 Rekisterin suojauksen periaatteista

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti.

Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Paperimuodossa oleva aineisto säilytetään lukitussa paikassa, johon on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä.

10 Profilointi

Sankama Oy/ SopuSointu hyvinvointipalvelut ei tee asiakastietoihin liittyvää profilointia.

11 Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja suoramarkkinointia (kielto-oikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa käsittelytoimia, joita Sankama Oy/SopuSointu hyvinvointipalvelut kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on Sankama Oy:n/ SopuSointu hyvinvointipalvelut ja rekisteröidyn välinen asiakassuhde.

Rekisteröity voi esittää tietojensa käsittelyn vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä.

SankamaOy/ SopuSointu hyvinvointipalvelut voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.

12 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

12.1 Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Sankama Oy:n/SopuSointu hyvinvointipalvelut asiakas- ja markkinointireksteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti.

Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

12.2 Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Rekisteröity voi vaatia virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista. Korjauspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Sankama Oy:n/SopuSointu hyvinvointipalveluiden vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

12.3 Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

12.4 Muut oikeudet

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Sankama Oy:lle/ SopuSointu hyvinvointipalveluille tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti.

13 Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Sankama Oy:hyn/SopuSointu hyvinvointipalveluihin

* sähköpostitse info[at]sopusointu.fi, tai

* Postitse osoitteeseen: SopuSointu hyvinvointipalvelut Kauppakatu 31 A 9, 87100 Kajaani

Sankama Oy/ SopuSointu hyvinvointipalvelut voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.

Sankama Oy:n/ SopuSointu hyvinvointipalveluiden postituslistoilleen lähettämien sähköpostiviestien alalaidassa on aina linkki, jonka kautta on mahdollista pyytää listalta poistamista.

versio 1.0, päivitetty 1.9.2018